SOP (Standard Operating Procedure)

SOP 

Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP).

Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa digambarkan sebagai berikut:

1. Sebagai rujukan knowledgebase bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui

Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada knowledgebase (baca: SOP) ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan auditor “jaminan mutu”.

2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

SOP tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa dijadikan acuan:

1. Pembentukan tim khusus SOP

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dll. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.

2. Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

3. Penentuan sasaran penerapan SOP

Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP

4. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya.

6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

7. Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.

8. Libatkan pelaku pelaksana SOP

Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.

9. Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba

Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.

10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11. Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

12. Pemantauan dan analisis

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

I. LATAR BELAKANG

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.

II.TUJUAN

Tujuan dari penyusunan dokumen SOP antara lain :

1. Memberikan pedoman bagi instansi pemerintah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakannya.
2. Menciptakan komitmen mengenai prosedur yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintah dalam mewujudkan good governance.

III.KELUARAN

Keluaran dari kegiatan ini adalah Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mampu membangun hubungan dan tata kerja instansi pemerintah serta pelayanan publik secara profesional, efektif dan efisien.

IV. HASIL

1. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan secara profesional, efektif dan efisien.
2. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat secara profesional, cepat dan mudah.

Wewenang, tanggung jawab dan pendelegasian wewenang Presentation Transcript

• WEWENANG, TANGGUNG JAWAB, DAN PENDELEGASIAN WEWENANG oleh: Hengki Hermawan Irham Maulana Irham Sukarmi Irza Sahputra created by: hengkyhermawan550@yahoo.c o.id
• Pengertian Wewenang (Authority). — Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan Authority adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki oleh seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu; authority merupakan dasar hukum yang sah dan legal untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan. — Menurut Louis A. Allen Authority is the sum of the powers and rights entrusted to make possible the performance of the work delegated. Artinya: Wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.
• — Menurut G,R. Terry Authority is the official and legal right to command action by others and enforce compliance. Artinya: wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya bertindak dan taat kepada pihak yang wewenang itu.
• — Di dalam wewenang selalu terdapat power dan responsibility untuk mencapai tujuan, tetapi power tidak selalu diikuti oleh setiap authority and responsibility. — Jadi, authority lah yang paling menjamin tercapainya tujuan, sebab authority menciptakan power dan right.
• mengapa authority itu sangat penting bagi seseorang???? — — — — — — Authority merupakan dasar hukum bagi seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan atau tugas – tugasnya. Authority selalu akan menciptakan power, right dan responsibility. Authority menyebabkan perintah – perintah manajer dipatuhi dan ditaati. Auhority menjadi tolak ukur kedudukan, sifat pekerjaan, dan tanggung jawab seseorang karyawan dalam suatu perusahaan. Authority menjadi batas tentang apa yang dapat dikerjakan dan yang tidak boleh dikerjakan seseorang. Authority merupakan kunci pekerjaan manajerial,
• Jenis – jenis authority: Line authority (wewenang garis) — Staff authority (wewenang staf), — Functional authority (wewenang fungsional), — Personality authority (wewenang wibawa), —
• Sumber – sumber authority — — — — — — Formal authority theory (institutional approach = teori wewenang formal). Acceptance authority theory (teori penerimaan wewenang). Authority of the situation (wewenang diperoleh seseorang karena situasi) Position authority (wewenang karena posisi (jabatan) dalam organisasi). Technical authority (computer authority). Yuridis authority (wewenang hukum).
• Batas – batas authority (limits of authority) Kemampuan jasmaniah (fisik), — Alamiah (tidak dapat menentang kodrat alam), — Teknologi (belum sesuai dengan teknologi), — Pembatasan ekonomi, — Partnership agreement, — Lembaga, — Pembatasan hukum, —
• — Wewenang (authority) merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Tanpa wewenang orang – orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa – apa. Dalam authority selalu terdapat power and right, dalam power belum tetnu terdapat authority and right.
• — Perlu diingat, bahwa semakin tinggi posisi seorang manajer dalam organisasinya maka semakin besar wewenang dan tanggung jawabnya. Sebaliknya, semakin rendah posisi seorang manajer dalam organisasi maka semakin kecil wewenang dan tanggung jawabnya.
• Tanggung Jawab Tanggung jawab (responsibility) adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas – tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya. Setiap wewenang akan menimbulkan hak (right), tanggung jawab (responsibility), kewajiban – kewajiban untuk melaksanakan dan mempertanggung jawabkan (accountability).
• — Tanggungjawab ini timbul karena adanya hubungan antara atasan (delegator) dengan bawahan (delegate) dimana delegator (atasan) mendelegasikan sebagian wewenang (pekerjaannya) kepada delegate (bawahan) untuk dikerjakan.
• Pertanggungjawaban seorang top manajer… pemerintah dan konsumen UNIFIED BY MANAGEMENT pemilik perusahaan karyawan perusahaan
• Perlu diingat bahwa responsibility tidak dapat dilimpahkan (didelegasikan) kepada orang/pihak lainnya. Authority diterima maka responsibility-nya harus juga diterima dengan sebaik – baiknya pula. Inilah sebabnya top manajer yang menjadi penanggungjawab terakhir mengenai maju mundurnya suatu perusahaan.
• Pendelegasian Wewenang (delegation of authority) — Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator. — Menurut Ralph C. Davis Delegation of authority is merely the phase of the process in which authority of assigned function of released to positions to be exercise by their incumbent. Artinya: pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerhan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban.
• Mengapa pendelegasian wewenang merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi/ perusahaan??? — Pendelegasian wewenang harus dilakukan oleh seorang manajer karena adanya keterbatasan (fisik, waktu, perhatian, dan pengetahuan) seorang manajer. — Pendelegasian wewenang harus dilakukan seorang manajer karena manajemen baru dikatakan ada jika ada pembagian wewenang dan pembagian pekerjaan. — Pendelegasian dilakukan supaya sebagian tugas dan pekerjaan manajer dapat dilakukan oleh para bawahannya. — Pendelegasian wewenang merupakan kunci dinamika organisasi. Menurut Koontz:
• Lanjutan… Pendelegasian wewenang menciptakan adanya ikatan, hubungan formal, dan kerjasama antara atasan dengan bawahan. — Pendelegasian wewenang menciptakan terjadinya proses manajemen. — Pendelegasian wewenang akan memperluas ruang gerak dan waktu seorang manajer. — Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan dalam suatu organisasi. —
• Asas pendelegasian wewenang… — — — — — — — — — — Asas kepercayaan Asas delegasi atas hasil yang diharapkan. Asas penentuan fungsi atau asas kejelasan tugas. Asas rantai berkala. Asas tingkat wewenang. Asas kesatuan komando. Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab. Asas pembagian kerja. Asas efisiensi Asas kemutlakan tanggungjawab (principle of

PENDELEGASIAN WEWENANG

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang.

Ciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal/salah.

Keengganan seorang atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan mereka takut kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Hanya dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan pendelegasian wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan.

Salah satu efek pendelegasian wewenang adalah pengungkapan kelemahan-kelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara keseluruhan. Mungkin juga sebuah pendelegasian tidak memperbaiki apa-apa, namun setidaknya mendorong manajer anda untuk berpikir untuk memperbaiki dirinya sendiri.Dorong agar manajer anda merasa pasti dan aman.

Seringkali ada keinginan pada seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan itu sendiri. Mereka ingin merasakan kepuasan pribadi bila mengerjakannya sendiri. Biasanya mereka memiliki kemampuan yang memadai namun tidak merasa pasti akan pekerjaannya. Untuk itulah anda perlu menunjukkan bahwa pekerjaan yang dihasilkan sebuah tim tidak mengurangi mutu kerja yang diinginkannya. Tunjukkan keyakinan anda bahwa ia tetap melakukan sesuatu yang baik meski melalui tangan orang lain. Pastikan pula bahwa anda tidak sedang menarik wewenang itu darinya, justru kini ia menempati suatu posisi baru yang membuatnya bisa melihat cakrawala pekerjaan lebih luas.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang: 

1.      Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;

2.      Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

3.      Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

4.      Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

Alasan pendelegasian :

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1.      Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

2.      Agar organisasi berjalan lebih efisien.

3.      Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4.      Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

Hambatan - Hambatan  Pendelegasian

Hambatan hambatan  pada delegator

1.      Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri 

2.      Meyakini  bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

3.      “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.

4.      Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan

5.      Rasa tidak aman

6.      Takut  tidak disukai

7.      Penolakan untuk mengakui kesalahan

8.      Kurangnya kepercayaan pada bawahan

9.      Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan

10.    Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja

11.    Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.

12.    Keseganan untuk mengembangkan bawahan

13.    Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan  tindak lanjut yang efektif.

Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi

1.      Kurangnya pengalaman

2.      Kurangnya kompetensi

3.      Menghindari tanggung jawab

4.      Sangat tergantung dengan boss

5.      Kekacauan [disorganization]

6.      Kelebihan beban kerja

7.      Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

Hambatan hambatan dalam situasi

1.      Kebijakan tertuju pada satu orang

2.      Tidak ada toleransi kesalahan

3.      Kekritisan keputusan

4.      Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]

5.      Kebingungan dalam tanggung jawab dan  kewenangan.

6.      Kekurangan tenaga

Pendelegasian Wewenang (Delegation of Authority)

A.     Pengertian Pendelgasian Wewenang

         Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja Organisasi. Maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau biasa disebut delegation. Pendelegasian ialah :

1. Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.
2. Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.

Berikut adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar :

·        Drs. H. Malayu S.P Hasibuan

Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atasnama delegator.

      ·        Raplh C. Davis

Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban.

B.     Manfaat Pelimpahan Wewenang

a.       Pelimpahan wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut.

b.      Bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.

c.        Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.

C.    Dasar Pendelegasian

Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "Mengapa pendelegasian itu penting?". Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.

1. Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.
2. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).
3. Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.
4. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
5. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.
6. Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan  dalam organisasi.

D.  Sifat Delegasi

1. Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.
2. Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.

E.  Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi

Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.

1. Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas.
2. Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya.
3. Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.

Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena berbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.
2. Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.
3. Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.
4. Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab.

F.     Asas – Asas Pendelegasian

1.      Asas Kepercayaan

   Delegator hanya akan mendelegasikan sebagian wewenanganya kepada delegate, jika delegate dapat dipercaya. Kepercayaan harus didasarkan atas pertimbangan yang Objektif mengenai Kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggung jawab.

2.      Asas Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan

         Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan Hasil yang dilakukan oleh delegate. tidak boleh kurang, tidak boleh lebih. Harus disesuaikan dengan jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapaihasil yang diharapkan.

3.      Asas Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas (Principle of function definition)

         Asas penentuasn tugas yang dilakukan manajer  kepada para bawahanya  harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang dilakukan maka akan semakin jelas delegation of authority dalam organisasi dan semaki jelas pula hubungan wewenang dengan bagian – bagian yang lainnya. Menurut asas ini pendelgasian harus didasarkan atas  job description seorang bawahan.

4.      Asas Rantai Berkala (Principle Scolar of  Chain)

Asas ini artinya manajer dalam mendelegasikan wewenang harus dilakukan menurut urutan kedudukan yakni dari pejabat ke bawahan. Asas ini menghendaki adanya urutan – urutan wewenang dari manajer puncak kebawahan.

5.      Asas Tingkat Wewenang (The Authority Level Participle)

         Menurut asas ini masing – masing manager pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijakan apa saja yang dapat diambilnya sepnajang mengenai wewenangnya.

6.      Asas Kesatuan Komando  (principle Unity of Command)

         Setiap bawahan  harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seseorang atasan saja. Tapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.

7.      Asas Keseimbangan Wewenang  & Tanggung Jawab (Parity Of Authority & Responsibility )

Menurut asas ini besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besaranya tugas – tugas dan tanggungjawab yang diminta. Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan berakibat terjadinya kemandekan tugas-tugas dan tumpang tindih.

8.      Asas Pembagian Kerja  (Devision of Work)

Untuk berfungsinya  Organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, Karena jika tidak manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan dikerjakan sendiri oleh manajer.

9.      Asas Efisiensi

Menurut asas ini pendelgasian wewenang maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas – tugas penting daripada melaksanakan hal – hal yan dapat dikerjakan bawahanya.

10.  Asas Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle  of Authority of Responsibility)

Setiap delegate yang menerima wewenang, mutlak harus bertanggungjawab kepada delegator mengenai wewenang yang dilaksanakannya. Perlu diperhatikan bahwa asas tidak berlaku mutlak, tetapi hanya sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi.