SOP
Prosedur operasional standar/ Standard Operating
Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip
dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap
organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam
kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan
di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh
karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP).
Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa
digambarkan sebagai berikut:
1. Sebagai rujukan knowledgebase bagi
kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui
Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan
penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua
akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada knowledgebase (baca:
SOP) ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur
kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan
auditor “jaminan mutu”.
2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional,
penilaian, dan perbaikan
SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan
yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal
berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan
onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit
jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian,
perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.
SOP tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang
apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim
khusus yang berkompeten agar SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar
perusahaan. Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa dijadikan acuan:
1. Pembentukan tim khusus SOP
Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/
divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dll. Jika
diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan
yang tepat.
2. Pembagian tugas tim
Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.
3. Penentuan sasaran penerapan SOP
Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang
memang patut atau perlu menggunakan SOP
4. Penentuan waktu dan tempat
penerapan SOP
Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/
persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi
masing-masing.
5. Mendokumentasikan jenis kegiatan
operasional setiap divisi
Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang
dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan.
Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya.
6. Menyusun alur kerja, instruksi
kerja, dan formulir pendukung
Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta
penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja.
Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik
kegiatan operasional.
7. Tukar pendapat/ masukan
antarsesama tim
Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.
8. Libatkan pelaku pelaksana SOP
Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat
memberikan masukan atas temuan yang kurang.
9. Evaluasi dan perbaikan jika
ada Rekonstruksi atau uji coba
Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui
keefektifannya.
10. Verifikasi dari pihak Quality
Management Representative
Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam
pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi
persetujuan.
11. Umumkan/ sosialisasikan kepada
setiap pelaksana SOP
Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat
yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang
sudah siap.
12. Pemantauan dan analisis
Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun,
pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala,
kriteria yang salah, tidak efektif, dll.
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
I. LATAR BELAKANG
Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif
dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada
seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai
penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat
penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis,
administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Dengan adanya Standar Operasional Prosedur,
penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai
bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di
lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan
dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang
ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas
pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.
II.TUJUAN
Tujuan dari penyusunan dokumen SOP antara lain :
- Memberikan pedoman bagi instansi pemerintah dalam
mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta
mengevaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi yang dilaksanakannya.
- Menciptakan komitmen mengenai prosedur yang dikerjakan oleh
satuan unit kerja instansi pemerintah dalam mewujudkan good governance.
III.KELUARAN
Keluaran dari kegiatan ini adalah Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang mampu membangun hubungan dan tata kerja instansi pemerintah serta
pelayanan publik secara profesional, efektif dan efisien.
IV. HASIL
- Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan secara
profesional, efektif dan efisien.
- Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat secara profesional,
cepat dan mudah.
Wewenang,
tanggung jawab dan pendelegasian wewenang Presentation
Transcript
- WEWENANG, TANGGUNG JAWAB, DAN PENDELEGASIAN WEWENANG oleh:
Hengki Hermawan Irham Maulana Irham Sukarmi Irza Sahputra created by:
hengkyhermawan550@yahoo.c o.id
- Pengertian Wewenang (Authority). — Menurut Drs. H. Malayu S.P.
Hasibuan Authority adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki oleh
seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu;
authority merupakan dasar hukum yang sah dan legal untuk dapat mengerjakan
sesuatu pekerjaan. —
Menurut Louis A. Allen Authority is the sum of the powers and rights
entrusted to make possible the performance of the work delegated. Artinya:
Wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang
didelegasikan pada suatu jabatan.
- —
Menurut G,R. Terry Authority is the official and legal right to command
action by others and enforce compliance. Artinya: wewenang adalah
kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya
bertindak dan taat kepada pihak yang wewenang itu.
- —
Di dalam wewenang selalu terdapat power dan responsibility untuk mencapai
tujuan, tetapi power tidak selalu diikuti oleh setiap authority and
responsibility. —
Jadi, authority lah yang paling menjamin tercapainya tujuan, sebab
authority menciptakan power dan right.
- mengapa authority itu sangat penting bagi seseorang???? —
—
—
—
—
—
Authority merupakan dasar hukum bagi seseorang untuk dapat melakukan
pekerjaan atau tugas – tugasnya. Authority selalu akan menciptakan power,
right dan responsibility. Authority menyebabkan perintah – perintah
manajer dipatuhi dan ditaati. Auhority menjadi tolak ukur kedudukan, sifat
pekerjaan, dan tanggung jawab seseorang karyawan dalam suatu perusahaan.
Authority menjadi batas tentang apa yang dapat dikerjakan dan yang tidak
boleh dikerjakan seseorang. Authority merupakan kunci pekerjaan
manajerial,
- Jenis – jenis authority: Line authority (wewenang garis) —
Staff authority (wewenang staf), —
Functional authority (wewenang fungsional), —
Personality authority (wewenang wibawa), —
- Sumber – sumber authority —
—
—
—
—
—
Formal authority theory (institutional approach = teori wewenang formal).
Acceptance authority theory (teori penerimaan wewenang). Authority of the
situation (wewenang diperoleh seseorang karena situasi) Position authority
(wewenang karena posisi (jabatan) dalam organisasi). Technical authority
(computer authority). Yuridis authority (wewenang hukum).
- Batas – batas authority (limits of authority) Kemampuan
jasmaniah (fisik), —
Alamiah (tidak dapat menentang kodrat alam), — Teknologi (belum sesuai
dengan teknologi), —
Pembatasan ekonomi, —
Partnership agreement, —
Lembaga, —
Pembatasan hukum, —
- —
Wewenang (authority) merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan
melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Tanpa wewenang orang
– orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa – apa. Dalam authority
selalu terdapat power and right, dalam power belum tetnu terdapat
authority and right.
- —
Perlu diingat, bahwa semakin tinggi posisi seorang manajer dalam
organisasinya maka semakin besar wewenang dan tanggung jawabnya.
Sebaliknya, semakin rendah posisi seorang manajer dalam organisasi maka
semakin kecil wewenang dan tanggung jawabnya.
- Tanggung Jawab Tanggung jawab (responsibility) adalah
keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas – tugas yang dibebankan
kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya.
Setiap wewenang akan menimbulkan hak (right), tanggung jawab
(responsibility), kewajiban – kewajiban untuk melaksanakan dan
mempertanggung jawabkan (accountability).
- —
Tanggungjawab ini timbul karena adanya hubungan antara atasan (delegator)
dengan bawahan (delegate) dimana delegator (atasan) mendelegasikan
sebagian wewenang (pekerjaannya) kepada delegate (bawahan) untuk
dikerjakan.
- Pertanggungjawaban seorang top manajer… pemerintah dan
konsumen UNIFIED BY MANAGEMENT pemilik perusahaan karyawan perusahaan
- Perlu diingat bahwa responsibility tidak dapat dilimpahkan
(didelegasikan) kepada orang/pihak lainnya. Authority diterima maka
responsibility-nya harus juga diterima dengan sebaik – baiknya pula.
Inilah sebabnya top manajer yang menjadi penanggungjawab terakhir mengenai
maju mundurnya suatu perusahaan.
- Pendelegasian Wewenang (delegation of authority) —
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan Pendelegasian wewenang adalah memberikan
sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk
dikerjakannya atas nama delegator. —
Menurut Ralph C. Davis Delegation of authority is merely the phase of the
process in which authority of assigned function of released to positions
to be exercise by their incumbent. Artinya: pendelegasian wewenang
hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerhan wewenang, berfungsi
melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban.
- Mengapa pendelegasian wewenang merupakan hal yang sangat
penting dalam suatu organisasi/ perusahaan??? — Pendelegasian wewenang
harus dilakukan oleh seorang manajer karena adanya keterbatasan (fisik,
waktu, perhatian, dan pengetahuan) seorang manajer. —
Pendelegasian wewenang harus dilakukan seorang manajer karena manajemen
baru dikatakan ada jika ada pembagian wewenang dan pembagian pekerjaan. —
Pendelegasian dilakukan supaya sebagian tugas dan pekerjaan manajer dapat
dilakukan oleh para bawahannya. —
Pendelegasian wewenang merupakan kunci dinamika organisasi. Menurut
Koontz:
- Lanjutan… Pendelegasian wewenang menciptakan adanya ikatan,
hubungan formal, dan kerjasama antara atasan dengan bawahan. —
Pendelegasian wewenang menciptakan terjadinya proses manajemen. —
Pendelegasian wewenang akan memperluas ruang gerak dan waktu seorang
manajer. —
Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan dalam suatu
organisasi. —
- Asas pendelegasian wewenang… —
—
—
—
—
—
—
—
—
—
Asas kepercayaan Asas delegasi atas hasil yang diharapkan. Asas penentuan
fungsi atau asas kejelasan tugas. Asas rantai berkala. Asas tingkat
wewenang. Asas kesatuan komando. Asas keseimbangan wewenang dan tanggung
jawab. Asas pembagian kerja. Asas efisiensi Asas kemutlakan tanggungjawab
(principle of
PENDELEGASIAN WEWENANG
Pendelegasian wewenang
merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan
pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan
baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya
organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka
sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila
atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang,
maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer
dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di
saat terjadi perubahan susunan manajemen.
Yang penting disadari adalah di saat kita
mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita
sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan
oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka
kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada
sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau
mendelegasikan wewenang.
Ciptakan budaya kerja yang membuat orang
bebas dari perasaan takut gagal/salah.
Keengganan seorang
atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan mereka takut
kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini
perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Hanya
dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer
yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang
adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Pendelegasian wewenang
bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer, namun membuka
kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan pendelegasian
wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan.
Salah satu efek pendelegasian
wewenang adalah pengungkapan kelemahan-kelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu
akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka
diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan
untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara
keseluruhan. Mungkin juga sebuah pendelegasian tidak memperbaiki apa-apa, namun
setidaknya mendorong manajer anda untuk berpikir untuk memperbaiki dirinya
sendiri.Dorong agar manajer anda merasa pasti dan aman.
Seringkali ada keinginan pada
seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan itu sendiri. Mereka ingin merasakan
kepuasan pribadi bila mengerjakannya sendiri. Biasanya mereka memiliki
kemampuan yang memadai namun tidak merasa pasti akan pekerjaannya. Untuk itulah
anda perlu menunjukkan bahwa pekerjaan yang dihasilkan sebuah tim tidak
mengurangi mutu kerja yang diinginkannya. Tunjukkan keyakinan anda bahwa ia
tetap melakukan sesuatu yang baik meski melalui tangan orang lain. Pastikan
pula bahwa anda tidak sedang menarik wewenang itu darinya, justru kini ia
menempati suatu posisi baru yang membuatnya bisa melihat cakrawala pekerjaan
lebih luas.
Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting
dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima
prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan
fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer
mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.
Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:
1. Manager
perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang
diberi pelimpahan;
2. Manajer
melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;
3. Perawat/bidan
yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan
tanggung jawab.
4. Manajer
perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah
dicapai.
Alasan pendelegasian :
Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian
diperlukan.
1. Pendelegasian memungkinkan manajer
perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani
sendiri.
2. Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3. Pendelegasian
memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap
tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
4. Dengan
pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat
dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau
keberhasilan.
Hambatan - Hambatan Pendelegasian
Hambatan hambatan pada delegator
1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya
sendiri
2. Meyakini
bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh
diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
4. Kurangnya
pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan
5. Rasa tidak aman
6. Takut
tidak disukai
7. Penolakan untuk mengakui kesalahan
8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan
9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang
berlebihan
10. Kurangnya
ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja
11. Kegagalan
untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan
13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.
Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi
1. Kurangnya pengalaman
2. Kurangnya kompetensi
3. Menghindari tanggung jawab
4. Sangat tergantung dengan boss
5. Kekacauan [disorganization]
6. Kelebihan beban kerja
7. Terlalu
memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat
Hambatan hambatan dalam situasi
1. Kebijakan tertuju pada satu orang
2. Tidak ada toleransi kesalahan
3. Kekritisan keputusan
4. Urgensi,
tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
5. Kebingungan
dalam tanggung jawab dan kewenangan.
6. Kekurangan tenaga
Pendelegasian Wewenang (Delegation of Authority)
A. Pengertian
Pendelgasian Wewenang
Adakalanya
seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam
melakukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika
keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja
Organisasi. Maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau
biasa disebut delegation. Pendelegasian ialah :
- Proses terorganisir dalam kerangka hidup
organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak
mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan
pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.
- Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan
jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban
kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian
dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab,
kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu
penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.
Berikut
adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar :
·
Drs. H.
Malayu S.P Hasibuan
Pendelegasian wewenang adalah
memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate
untuk dikerjakannya atasnama delegator.
·
Raplh C.
Davis
Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu
proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan
melaksanakan pertanggung jawaban.
B. Manfaat
Pelimpahan Wewenang
a.
Pelimpahan
wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan
memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut.
b. Bahwa
pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam
berbagai hal.
c.
Penyelesaian
pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang
tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang
bertanggung jawab.
C. Dasar
Pendelegasian
Pokok pembahasan tentang dasar
pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "Mengapa
pendelegasian itu penting?". Pendelegasian itu sangat penting bagi
hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di
bawah ini.
- Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja
melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui
pendelegasian.
- Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas,
wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada
bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta
suatu organisasi berfungsi secara normal).
- Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian
dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan
secara langsung.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas,
wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang
sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas,
wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang
sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut
untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.
- Pendelegasian wewenang membuktikan adanya
pimpinan dan bawahan dalam organisasi.
D. Sifat Delegasi
- Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat
hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan
tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban
setiap individu dalam hierarki organisasi.
- Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu
tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian
berlaku untuk satu tugas saja.
E. Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi
Pendelegasian hanya akan berfungsi
secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat
terhadap pendelegasian itu.
- Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas
setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan
dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang
dibutuhkan dalam menjalankan tugas.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung
jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang
telah diperlihatkannya.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak
bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja
serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.
Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian
yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai
berikut.
- Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena
berbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan
status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.
- Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena
pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari
kewajibannya.
- Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena
pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.
- Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas
dengan bertanggung jawab.
F.
Asas – Asas
Pendelegasian
1. Asas Kepercayaan
Delegator hanya
akan mendelegasikan sebagian wewenanganya kepada delegate, jika delegate
dapat dipercaya. Kepercayaan harus didasarkan atas pertimbangan yang
Objektif mengenai Kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggung
jawab.
2. Asas
Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan
Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan Hasil yang dilakukan
oleh delegate. tidak boleh kurang, tidak boleh lebih. Harus disesuaikan
dengan jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapaihasil yang diharapkan.
3. Asas
Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas (Principle of function definition)
Asas
penentuasn tugas yang dilakukan manajer kepada para bawahanya harus
secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang
dilakukan maka akan semakin jelas delegation of authority dalam
organisasi dan semaki jelas pula hubungan wewenang dengan bagian – bagian yang
lainnya. Menurut asas ini pendelgasian harus didasarkan atas job
description seorang bawahan.
4. Asas Rantai
Berkala (Principle Scolar of Chain)
Asas ini artinya manajer dalam
mendelegasikan wewenang harus dilakukan menurut urutan kedudukan yakni dari
pejabat ke bawahan. Asas ini menghendaki adanya urutan – urutan wewenang dari
manajer puncak kebawahan.
5. Asas Tingkat
Wewenang (The Authority Level Participle)
Menurut asas ini masing – masing manager pada setiap tingkat harus mengambil
keputusan dan kebijakan apa saja yang dapat diambilnya sepnajang mengenai
wewenangnya.
6. Asas
Kesatuan Komando (principle Unity of Command)
Setiap
bawahan harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seseorang
atasan saja. Tapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.
7. Asas
Keseimbangan Wewenang & Tanggung Jawab (Parity Of Authority &
Responsibility )
Menurut asas ini besarnya wewenang
yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besaranya tugas – tugas dan
tanggungjawab yang diminta. Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung
jawab akan berakibat terjadinya kemandekan tugas-tugas dan tumpang tindih.
8. Asas
Pembagian Kerja (Devision of Work)
Untuk
berfungsinya Organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, Karena
jika tidak manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan dikerjakan
sendiri oleh manajer.
9. Asas
Efisiensi
Menurut asas ini pendelgasian
wewenang maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas – tugas penting
daripada melaksanakan hal – hal yan dapat dikerjakan bawahanya.
10. Asas
Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle of Authority of Responsibility)
Setiap delegate yang menerima
wewenang, mutlak harus bertanggungjawab kepada delegator mengenai
wewenang yang dilaksanakannya. Perlu diperhatikan bahwa asas tidak berlaku
mutlak, tetapi hanya sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya
harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi.
